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Las pandemias de la pandemia

Volatility, uncertainty, complexity, ambiguity: VUCA World

Antes de comenzar, la necesaria aclaratoria:

Catalizador: Según la RAE: "Dicho de una sustancia que, en pequeña cantidad, incrementa la velocidad de una reacción química".


No hay duda que el COVID-19 ha sido el catalizador de ciertas situaciones a nivel personal y organizacional que ya existían, más dicha enfermedad las ha magnificado, amplificado o acelerado.
Y algunas de dichas situaciones se extienden de manera epidémica, viral o masiva, razón por la cual podríamos llamarlas las pandemias de la pandemia.

 

Les comparto algunas situaciones reales y recientes que me hicieron pensar en ellas (y que son, a su vez, los catalizadores de esta reflexión):


1. "Necesito consultarte una observación al contrato. Algo sencillo. Te paso una invitación para conectarnos por ZOOM. Quince minutos serán suficientes".

2. "Podemos hablar este jueves a las 4:00 PM. Todos los días previos ya los tengo agendados. Lo siento. ¿Y crees que media hora servirá? A las 5:00 PM tengo otra junta virtual...".

3. "No he desayunado aún y ya son las 12:00 PM. Estoy desde las 7:00 AM por una reunión con Alemania y desde entonces".

4. "Papá, ¿Cuándo llega la Internet? Hace media hora de la falla y necesito revisar Google para mi tarea. ¡Es una urgencia!".

¿Es en serio? ¿O en realidad es que no nos damos cuenta? O quizás sí, mas simplemente reconocemos que jugamos un juego que no queremos jugar, sabiendo que no debemos (ni podemos a largo plazo).

 

PRIMERA PANDEMIA

Por un lado, tenemos el exceso de reuniones virtuales o "ZOOMuch" (expresión que se origina de la expresión en inglés "Too much ZOOM"). Antes de la pandemia ya existía este fenómeno al cual llamábamos "Meeting madness" o "Reunionitis" en castellano, que no es más que "el mal hábito adquirido por una organización de realizar reuniones de manera frecuente, en las cuales no se abordan temas que realmente ameriten que el equipo de trabajo postergue sus actividades y que no concluyen en nada pues no había un objetivo previo definido y conocido por todos los asistentes".

Son esas situaciones en las cuales usted se pregunta por qué demonios está invitado a la misma y, al cabo de una hora u hora y media, sigue con la misma pregunta rondando su cabeza. Un amigo las llamaba reuniones "Hi/Bye" (Hola/Chao) pues son las únicas palabras que llegará a pronunciar durante la misma.

Ahora la reunionitis es inclusive peor, sólo que ahora usted tiene la ventaja de alegar que "la cámara no funciona" y puede estar cómodamente en ropa de "casa" mientras trata desesperadamente de concentrarse en lo que SÍ debería estar haciendo para ser productivo.

Y al finalizar el día, luego de un maratón de ZOOM, podrá entonces –con la escasa energía que le queda- hacer su trabajo en detrimento de compartir con su familia (que la tiene a menos de 10 metros) o despejar la mente (lo que hacía antes en el trayecto de regreso a su casa) o simplemente ir al gym para socializar con otras personas de carne y hueso como usted y ejercitar el cuerpo.

Hablando de energía, cabe señalar que los expertos dicen que lo que debemos administrar no es sólo el tiempo... es realmente la energía. Si usted tiene tiempo y no energía, no sirve de nada lo primero. La energía condiciona el tiempo y no al revés. Y su actitud condiciona su energía. ¿Simple no?

 

"Si usted tiene tiempo y no energía, no sirve de nada lo primero. La energía condiciona el tiempo y no al revés".

 

Volvamos a lo nuestro.

Los extremos son malos. El distanciamiento social obviamente limita las interacciones que el estar físicamente en las oficinas, nos facilitaba. Más tampoco significa que para una consulta rápida de 5 minutos, tengamos que convocar una reunión vía ZOOM (como el ejemplo del contrato que antes mencionaba). Debe haber un balance.

Ya teníamos un problema con las reuniones en exceso que ahora, incluso por la necesidad de ciertos jefes de "controlar" y ver que su gente "trabaje", se ha visto exacerbada.
Al respecto, compartimos entonces unos consejos prácticos para recordarnos lo que debería pasar para lograr el debido balance, y así evitar el fenómeno organizacional que algunas investigaciones comienzan a arrojar a raíz del COVID-19: Existe un preocupante incremento de estrés ocupacional o "burn out" pues el trabajo en casa (WFH en inglés por Working From Home) es realmente más productivo, pero a su vez, está generando, mayor stress físico y emocional.

En consecuencia, tres (3) reglas básicas a mantener en mente:

1. Sea disciplinado con su tiempo. Respete horarios de trabajo y separe religiosamente un espacio para las comidas (como lo hacía en la antigua "normalidad"). Aparte de ello, utilice pausas (como también lo hacía antes...). La técnica del Pomodoro es una excelente herramienta que recomiendo al respecto.

2. Hablando de planificar su tiempo, evite a toda costa el llenar su agenda de reuniones tras reuniones. Para comenzar, cuestiónese si usted DEBE estar en dicha reunión. Y la manera más fácil es respondiendo a esta pregunta: ¿Qué pasa si no asisto a la misma? De seguro, ya sabe la respuesta. Segundo, la mayoría de las veces las reuniones no terminan a tiempo (lo cual no debería suceder). Así que usted termina "corriendo" de una en otra sin posibilidades de ir siquiera al baño. Y tercero, para concluir, las reuniones deberían ser el principio de Winston Churchill: "todo lo que tenga solución debe resolverse en 20 minutos". En mi opinión, 45 minutos para una reunión son suficientes. Y muchas organizaciones ya están adoptando este reto. Aprendamos a tener propósitos definidos para las mismas, y seamos disciplinados, concisos y estructurados.

3. Recordemos el debido balance en los canales de comunicación organizacionales. Tenemos un serio problema con la relación asíncrona/síncrona. En la antigua "normalidad" había excesivo email (comunicación asíncrona, pues no ocurre en tiempo real entre las partes que se comunican). En la nueva "normalidad" hay exceso de comunicación síncrona (lo contrario). Aparte de ello, en la misma hemos olvidado que existen también la modalidad telefónica o el mismo chat (WhatsApp, Teams, Slack, etc.). ¿Será que queremos VER que la otra persona está realmente trabajando?

 

¿Será una reminiscencia de la cultura de "comando y control" tayloriana? De ser así, es una patología gerencial a trabajar y erradicar.

Hablemos ahora de la otra pandemia... La del exceso de información.

Toma de Desiciones

SEGUNDA PANDEMIA


Según ciertos estudios, en los últimos 2 años se ha generado más información que toda la historia previa de la humanidad. Y revisando la última data al respecto (año 2020 en curso), creo que no queda duda alguna al respecto:

  • 95 millones de fotos y videos son generados cada día en Instagram.
  • Diariamente se cargan 100 horas de video por minuto en YouTube.
  • Twitter reporta cerca de 5 millones de tweets por día.
  • Se estima que se generan 306 millones de correos diariamente.
  • 2.5 + 18 ceros bytes de data son creadas diariamente a nivel global.
  • Google procesa cerca 63.000 búsquedas por segundo.
  • 16 millones de texto se envían diariamente.
  • Se estima que diariamente se envían más de 70 millones de mensajes de WhatsApp.
  • Microsoft reportaba en el mes de abril de este año, más de 2.7 billones de minutos por día en reuniones a través de TEAMS. Sin contar con ZOOM y otras aplicaciones similares, podemos asumir que dicha cifra puede duplicarse fácilmente.

Definitivamente, sufrimos de intoxicación u obesidad de la información (infoxication o infobesity, según los términos en inglés).

 

Dicha situación, conectada a otra enfermedad viral conocida como NOMOFOBIA, genera una patología conductual extremadamente peligrosa en estos días. La NOMOFOBIA es un término que significa "no-mobile-phone phobia" o, lo que es lo mismo, la dependencia al teléfono móvil llevada al extremo. Es el nombre con el que se ha definido al miedo de estar sin celular, y que observamos con mayor frecuencia en la última generación (centennial), mas se entiende que ya afecta (al igual que COVID-19) a toda la población mundial sin distingos de raza, edad o situación socio-económica. 

Ahora bien, la combinación de ambas tendencias es fatal en cuanto a productividad se refiere. Según un estudio de New York Times, nuestra capacidad de atención o concentración a caído de 12 segundos en el año 2000 a 8 segundos en el año 2018 (¡no quiero imaginarme en los tiempos actuales de COVID-19!). Se dice que un pez Goldfish sólo puede estar inmóvil 9 segundos así que nuestra atención está por debajo de la capacidad de un pez.

Y no sólo el problema gira en torno al déficit de atención. Es que la intoxicación de información impacta negativamente a un proceso clave hoy en día (organizacional e individual) como lo es la toma de decisiones.

 

Cuando hablamos de organizaciones ágiles, tenemos que hablar de toma de decisiones, pues se trata de ser flexibles y dar respuestas rápidas a los cambios del entorno (mundo VUCA o eVUCAD* como se le dice en la actualidad). Cuando hay demasiada información y debemos tomar una decisión, se originan dos fenómenos también estudiados como lo son la fatiga de decisión (decision fatigue) y la paradoja de la elección (the Paradox of choice). Sin entrar en detalles de ambos, simplemente compartiré dos conclusiones básicas al respecto: "Menos es más" y el cerebro se cansa de tomar decisiones, así que debemos facilitarle dicho proceso.

 

Nuevamente, y para aminorar estos efectos, compartimos cuatro (4) recomendaciones en tal sentido:

1. Gestione las notificaciones en su teléfono inteligente o computadora, comenzando por desactivar las de correo electrónico y luego por racionalizar las de redes sociales. En el caso del correo, recuerde que es otro fenómeno sociológico. Según estudios del 2019, una persona –a nivel corporativo- recibe en promedio 125 correos diarios. Son 125 avisos que saltaran en su pantalla de celular o computadora a lo largo del día. Imagine lo que eso significa a nivel de distracción.

Aparte de ello, si le toma 5 segundos el revisar tal aviso, son 10 minutos perdidos (sin considerar que, ciertamente, lea cada correo lo cual eleva la cifra a 4 horas al día invertidas en el correo electrónico, asumiendo 2 minutos de lectura y sin responderlos). La sugerencia es que dedique bloques de tiempo al correo y que los distribuya en su jornada diaria. Respecto a las redes sociales, haga el esfuerzo de racionalizar sus preferencias y, por ende, el tiempo que dedica a ellas. Hacen falta, sí. Pueden ser adictivas, sí. En consecuencia, hay que manejarlas con cuidado.

2. Respecto al propio celular, trate de guardar una "sana distancia". Recuerde que el concepto aplica pues la nomofobia es una enfermedad contagiosa también. Trate de separarse del mismo (o de los mismos, pues hay personas que tienen 2 y hasta 3) y verá que no pasa nada grave. Y recuerde que no puede prestar atención a alguien o algo, cuando tiene la vista en una pantalla.

De hecho, es una falta de respeto que constantemente veo en reuniones, presentaciones, entrevistas y hasta durante las comidas con familias enteras inmersas en las benditas pantallas de sus celulares. "Escúchame con los ojos" es una frase que suelo repetir cuando veo esta conducta patológica.

3. Desconéctese (al día, a la semana). Ya hablamos de la técnica del Pomodoro y es un excelente recordatorio al respecto. Tome minutos al día (10, 15, 30) y descanse vista y cerebro. Cero WhatsApp, cero Facebook, cero Correos.... Son sólo unos minutos, pero como ayudan. Y más ahora en tiempos de "Trabajo en Casa" (Work from Home). Disfrute el perro, el jardín, el Sol o la revista HOLA. Lo que sea, pero desconéctese por un rato o considere, en su defecto, períodos más largos.

Así como hay organizaciones que practican el "No email day (#NoEmailDay)" de manera regular, haga lo mismo con sus redes sociales. Yo, por ejemplo, evito el WhatsApp los días Domingo. Y respecto a mis redes sociales tengo espacios en el día y la semana para ello. Es un tema de disciplina, pero que bien vale la pena.

4. Por último, tenga cuidado con la Internet como fuente de información. Muchas personas recurrimos a "San Google" y "Santa Wikipedia" para librarnos de los malos espíritus de la ignorancia y la confusión. Sin embargo, el remedio puede ser peor que la enfermedad.

Dicen que recurrir a Google para buscar información, es como tratar de saciar la sed tomando agua de un hidrante para bomberos. Hay toneladas de información y muy poco conocimiento. Y si hablamos de información en las redes sociales, peor aún: hay demasiada desinformación o información falsa (Fake news). La recomendación: Racionalidad y utilización de fuentes confiables.

 

"Dicen que recurrir a Google para buscar información, es como tratar de saciar la sed tomando agua de un hidrante para bomberos"


Aparte de ello, tenemos el conocido efecto Google (Google effect o digital amnesia) el cual indica que tendemos a no retener o asimilar información pues creemos saber que la podremos ubicar nuevamente en dicho buscador. Repito que "información no es conocimiento, así como conocimiento no es aprendizaje".
Son tiempos de pandemias... En consecuencia, tenemos que cuidarnos y maximizar estrategias para cuidar nuestra salud física, mental y emocional. Espero que las anteriores reflexiones sean de ayuda en dicho sentido. Si lo cree así, por favor no dude en compartir las mismas. Y de igual manera, no vacile en complementar o ampliar aprendizajes con sus valiosos comentarios.

 

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